SOP PT. KURNIA ANGGUN

KATA PENGANTAR

            Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan karunianya penulis dapat menyelesaikan Makalah ini yang berjudul. ”

Standard Operating  Procedure PT. KURNIA ANGGUN ”. Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas matakuliah “Ekonomi Mikro” .

         .................................................................................................................... Meskipun dalam penyusunan makalah ini penulis banyak menemukan hambatan dan kesulitan, tetapi karena motivasi dan dorongan dari berbagai pihak makalah ini dapat terselesaikan.

         .................................................................................................................... Penulis menyadari bahwa pada penulisan makalah ini masih banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu penulis mengharapkan sumbang saran dan keritik dari semua pihak yang membaca makalah ini yang sifatnya membangun untuk kesempurnaan makalah ini.

         .................................................................................................................... Harapan penulis semoga makalah ini bermanfaat bagi semua pihak yang membacanya. Tidak lupa penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak atas dukungannya sehingga terwujudnya makalah ini.

                                                                                      Mojokerto, 23 Januari 2013

                                                                                                                         Penulis                                       

DAFTAR ISI

BAB I

PENDAHULUAN

I.1.  Latar Belakang Permasalahan

PT. KURNIA ANGGUN merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang Exportir Furniture.

PT. KURNIA ANGGUN didirikan pada bulan September 1984 oleh Bapak Drs. Soemarno ,Yang berkedudukan di Jl. Raya Mojosari Trawas KM 08 Pungging Mojokerto.

Penulis melakukan pengamatan dan penyusunan  untuk mengetahui tentang Standard Operating  Procedure (SOP)  pada perusahaan tersebut, khususnya di Area Bahan Baku Kayu.

Penjabaran SOP yang lebih dirinci dituangkan dalam instruksi kerja. Instruksi kerja diharapkan  mencangkup konsep 4P (penanganan,pemisahaan,penyimpanan perlindungan). Dengan demikian diharapkan operator secara otomatis terlibat karena mereka merupakan ujung tombak implemetasi  4P di area  Bahan Baku Kayu.

Dengan ini diharapkan dapat menjadi suatu fondasi bagi perusahaan untuk membangun suatu sistem kerja yang baku dan efesien.

I.2. Perumusan Masalah

            - Bagaimana merancang SOP yang baku?

            - Bagaimana mengimplementasikan SOP yang baku?

            - Bagaimana intuksi kerja yang merangkum kosep 4 P?

I.3. Batasan Masalah

            Batasan masalah pada Tugas Makalah ini adalah merancang dan mengimplementasikan SOP di Area Bahan Baku Kayu dan mendokumetasikan SOP unit pendukung lainnya yang terkait dengan proses produksi.

I.4. Tujuan

            Adapun tujuan dari penulisan makalah ini yaitu:

1.   Merancang SOP yang Baku bertujuan untuk menjamin pengelolaan gudang bahan baku yang mempengaruhi mutu produk diterapkan secara baik dan menjaga kemampu telusuran bahan baku sesuai dengan persyaratan standar FSC-CoC dan persyaratan SVLK.

2.   Mengimplemetasikan SOP yang baku

3.   Menyusun instruksi kerja yang merangkum konsep 4 P

BAB II

PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

II.1.       Pengamatan

PT. KURNIA ANGGUN merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang  Furniture  yang memproduksi barang seperti kursi, Almari, Meja, Pintu,Buffet, dan aksesoris lainnya.seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya.

Untuk pelanggan yang ingin menggunakan jasa atau  membeli barang dapat dilakukan dengan cara membeli langsung ke kantor untuk barang yang diperlukan. Atau melalui penawaran – penawaran harga dengan melakukan  lelang tender.

Sebagaimana telah disebutkan bahwa perusahaan ini adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang  perdagangan barang, maka aktivitasnya meliputi :

1. Menyediakan barang – barang yang menjadi pokok penjulan, sebagai stock perusahaan yang siap untuk dijual jika ada pesanan.
2.  Memenuhi langsung kebutuhan yang diperlukan konsumen.

II.2.          Penanggung Jawab

1. Manager PPIC dan Produksi.

Bertanggungjawab mengetahui laporan stock bahan baku. 

2. Manager Bahan Baku.

Bertanggungjawab dalam memeriksa kelengkapan dokumen bahan baku, memastikan bahan baku yang diterima sesuai dengan surat permintaan bahan baku, memastikan persyaratan standar FSC-CoC dan persyaratan SVLK dipenuhi dalam proses penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran bahan baku

3. Supervisor Bahan Baku Veneer

Bertanggung jawab pengawasan, penanganan, penyimpanan dan pengeluaran  bahan baku veneer di  gudang bahan baku sesuai persyaratan standar FSC-CoC dan persyaratan SVLK.

4. Supervisor Bahan Baku Kayu.

Bertanggung jawab pengawasan, penanganan, penyimpanan dan pengeluaran  bahan baku kayu di gudang bahan baku sesuai persyaratan standar FSC-CoC dan persyaratan SVLK.

5.Supervisor Bahan Baku Penunjang , MDF dan Triplek.

Bertanggung jawab untuk pengawasan, penanganan, penyimpanan dan pengeluaran  Bahan Baku Penunjang, MDF dan Triplek sesuai persyaratan standar FSC-CoC dan persyaratan SVLK.

6.Supervisor Rotan.

Bertanggung jawab untuk pengawasan, penanganan, penyimpanan dan pengeluaran  Bahan Baku Rotan di gudang rotan sesuai persyaratan standar FSC-CoC dan persyaratan SVLK.

II.3.           FlowChart Sistem Informasi Penerimaan Kayu

1.      Digram Alir Gudang Bahan Baku

Gambar 1.1 FlowChart Sistem Informasi Penerimaan kayu

Pada PT. KURNIA ANGGUN

II.4.          Identifikasi Kebutuhan Bahan Baku

 Pengajuan  permintaan pengadaan bahan baku kepada Bagian Purchasing dapat dilakukan bila ada identifikasi bahan baku  gudang yang kurang serta adanya permintaan khusus/urgen dari bagian yang memebutuhkan berdasarkan Form Permintaan Pembelian Bahan Baku/WIP ( F- 3001).                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              

II.5.          Penerimaan Bahan Baku

1. Bahan baku yang dikirim dari Supplier diterima oleh Bagian Gudang Bahan Baku dan diperiksa kesesuaiannya terhadap dokumen pembelian dan dokumen perjalanan. Setiap bahan baku yang datang akan dilakukan pemeriksaan dokumen dan pengujian oleh petugas bahan baku untuk mengetahui kesesuiannya terhadap dokumen pembelian dan perjalanan. Dokumentasi yang akan diperiksa minimum meliputi :

a. Packing List / DKO

b. Surat Jalan

c. Faktur Angkutan Kayu (SKSKB, FAKO, SKAU, dll)

2. Setelah proses pengujian dokumen pembelian dan perjalanan bagian gudang bahan baku membuat Berita Acara Penerimaan Bahan Baku Kayu (F – 3002), Untuk Berita acara Penerimaan Bahan Baku  Selain Kayu (F – 3006).

2.      Jika bahan baku yang datang tidak sesuai dengan persyaratan yang tertuang dalam PO atau dalam dokumen perjalanan, maka bagian gudang harus meminta penjelasan kepada supplier. Apabila penjelasan supplier dianggap tidak memuaskan maka barang tersebut akan dikembalikan oleh bagian gudang kepada supplier dengan terlebih dahulu di informasikan kepada bagian Purchasing.

4. Khusus untuk bahan baku berstatus FSC-CoC dan SVLK, Bagian Gudang Bahan Baku akan melihat apakah status tersebut tercantum secara jelas di dalam dokumen-dokumen yang relevan (termasuk kode sertifikasi supplier) dan secara fisik sesuai dengan yang tertera dalam dokumen. Pemeriksaan fisik minimal akan terdiri : spesifikasi (ukuran), jenis kayu, jumlah, grade dan penggunaan logo FSC-CoC dan SVLK.

5. Setelah proses pemeriksaan selesai, maka proses penerimaan bahan baku bisa dilakukan. Petugas gudang bahan baku akan melakukan pendataan ulang terhadap bahan baku yang diterima dengan menggunakan portable data terminal (barcode scanner) sebagai media inputing data. Data yang dimasukan dalam barcode scanner minimal berupa : Ukuran/Dimensi, Jenis Kayu, Grade. Pada saat bersamaan dilakukan penandaan ulang dengan label barcode dan Label Fisik Bahan Baku (F – 3003), Khusus untuk Bahan Baku Kayu menggunakan label kertas kuning (lihat Lampiran 6.1).

6. Setelah pendataan ulang selesai, petugas gudang bahan baku harus melakukan upload data dari barcode scanner ke server lewat WIFI.

7. Download data pada barcode scanner harus dilakukan sebelum kegiatan pendataan dilakukan. Setelah selesai download data petugas barcode scanner harus mengosongkan data di barcode sanner.

.8 Upload data harus dilakukan minimal satu kali dalam satu shift yaitu pada akhir shift.

9. Laporan lengkap penerimaan bahan baku disimpan dalam server melalui sofware FTI woodtrack

II.6.          Penanganan dan Penyimpanan Bahan Baku

1.      Untuk menghindari pencampuran antara status sertifikasi bahan baku yang berbeda, maka dilakukan pemisahaan secara fisik yang jelas. Secara fisik bahan baku dipisahkan berdasarkan status bahan baku yang menyertainya dan dipasang pemisah fisik dan papan informasi (Papan Kontingen) yang menunjukkan lokasi bahan baku FSC-CoC, SVLK, Non FSC-CoC atau Non SVLK.

2.      Setiap tumpukan bahan baku pada palet/box dilakukan penandaan  dengan menggunakan papan kontingen dengan warna yang berbeda, untuk yang berstatus FSC-CoC diberi warna dasar papan hijau dengan tulisan FSC,  sedangkan untuk yang tidak bersertifikat FSC-CoC diberi warna dasar papan merah dengan tulisan Non FSC dan untuk yang berstatus SVLK akan diberi warna dasar papan biru dengan tulisan SVLK.

3.      Untuk penanganan Bahan baku kayu  berupa Sawntimber sebelum  Penyimpanan dilakukan proses Vacuum dan Kiln dry, Rincian prosedur dalam tata cara kerja mesin (Vacuum, KA-3004; Kiln Dry ,KA-3005).

4. Pada saat Penyimpanan dilakukan penandaan  dengan label barcode dan Label Fisik Bahan Baku (F – 3003),

II.7.          Pengeluaran Bahan Baku

1.      Pengeluaran bahan baku dari Gudang Bahan Baku dilakukan apabila ada permintaan dari bagian PPIC/Produksi atas dasar Form permintaan Bahan Baku/WIP (F- 3007) dengan menggunakan kode pemindahan yang diajukan oleh  Bagian yang membutuhkan. Kode Pemindahan adalah suatu kode yang diperoleh dari Program MID dan Scanner secara otomatis. Pada saat melakukan proses pengeluaran barang petugas barcode scanner harus membuat kode pemindahan dari scanner  sebelum melakukan transaksi pemindahaan atas dasar Form Transaksi Pemindahan Bahan ( F – 3004).

2.      Proses pengeluaran barang dilakukan dengan meng-scanning label barcode dari barang yang akan dikeluarkan.

3 Petugas barcode scanner harus melakukan upload data dari barcode scanner ke server lewat WIFI. Upload data harus dilakukan minimal satu kali dalam satu shift yaitu pada akhir shift.

4 Laporan lengkap pengeluaran barang disimpan dalam server melalui sofware FTI woodtrack.

5. Jika ada bahan baku yang dikembalikan dari area produksi ke Bagian Gudang Bahan Baku (return barang), maka bahan baku yang dikembalikan tersebut harus disertai Form Pengembalian/Return Barang (F - 3005) dan diserahkan kepada staff Gudang Bahan Baku. Selanjutnya bahan baku tersebut disimpan, diberi identitas dan dipisahkan statusnya (FSC-CoC/SVLK dan Non FSC-CoC/Non SVLK). Proses inputing datanya dilakukan dengan barcode scanner.

II.8.           FlowChart Sistem Informasi Pengeluaran kayu

Pada PT. KURNIA ANGGUN

             Adapun FlowChart dari sistem informasi Pengeluaran kayu pada PT. KURNIA ANGGUN adalah sebagai berikut :

 

Gambar 1.2 FlowChart Sistem Informasi Pengeluaran kayu

Pada PT. KURNIA ANGGUN

II.9.           Pembahasan

            Setelah melakukan penelitian dan  melihat sistem serta SOP yang ada, dimana sistem pengadaan kayu dilakukan secara barcode scaner sehingga dalam penyajian informasi Pemakaian dan pemenuhan barang sangat efisien dan tidak memakan waktu. Juga menghindari kekeliruan dalam pembuatan laporan – laporan stok kayu.

            Sistem manual merupakan sistem pencatatan data perusahaan pada suatu dokumen atau file – file pada komputer. Dokumen yang sering digunakan adalah bon/faktur penjualan, order pemenuhan kebutuhan pelanggan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan agar dapat mencatat keseluruhan transaksi.

            Prosedur pengadaan kayu:

1.      Pembelian bahan baku kayu merupakan wewenang mutlak dari Presiden Direktur PT. Kurnia Anggun

2.      Karyawan PT. Kurnia Anggun dilarang keras untuk memasukkan bahan baku kayu dengan alasan apapun tanpa persetujuan dari Presiden Direktur.

3.      Supplier bahan baku kayu harus membuat surat pernyataan bahwa bahan baku kayu yang akan disupply  mempunyai surat-surat yang lengkap dan sah asal usulnya serta telah dilakukan upaya verifikasi sendiri sebelum dikirim ke PT Kurnia Anggun.

4.      Supplier bahan baku kayu bersama PT.Kurnia Anggun akan membuat Surat Perjanjian Kerja yang mengatur tentang pedoman harga dan kualitas bahan baku kayu serta pedoman mengenai keabsahan surat-surat yang harus disertakan

5.      Presiden Direktur akan membuat Surat Kontrak Pembelian, baik itu bersifat jangka pendek maupun jangka panjang.

6.      Supplier bahan baku kayu harus bisa membuktikan bahwa bahan baku kayu yang akan disupply  tidak berasal dari 5 sumber yang tidak dikehendaki.  Kayu yang disupply adalah kayu syah dan punya ijin dan dokumen yang jelas sesuai dengan persyaratan  FSC/SVLK. Apabila diketemukan penyimpangan, maka supplier tersebut bertanggung jawab atas semua kerugian PT.Kurnia Anggun

7.      Kegiatan ke tujuh, Adminstrasi memberikan laporan ke pembukuan/ operator komputer, untuk dimasukan dalam buku besar perusahaan.

Setelah melakukan pengamatan penulis merasa SOP yang berada pada perusahaan terdapat keunggulan dan kelemahannya.

1. Keunggulan

a.       Pembagian tugas dan wewenang yang cukup rapi sehingga kegiatan kerja pada perusahaan tidak terlalau kaku.

b.      Sistem penginputan data telah memanfaatkan Komputer yang telah terprogram.

c.       Laporan bulanan berbentuk jurnal (buku besar), yang dapat memudahkan pimpinan mengamati peningkatan maupun penurunan pendapatan tiap bulannya.

2. Kelemahan

a.       Masih menggunakan faktur dalam melakukan pemesanan barang pada produsen.

b.      Pengisian faktur masih menggunakan mesin tik.

c.       Pembuatan laporan bulanan menggunakan aplikasi Microsoft Excel.

BAB III

KESIMPULAN

III.1. Kesimpulan

            Selama melaksanakan pengamatan dan penyusunan SOP pada PT. KURNIA ANGGUN di area Bahan Baku Kayu, penulis mendapat pengalaman-pengalaman baru yang menyenangkan dan juga mendapatkan pengetahuan tentang pengadaan kayu.

            . Dengan demikian penulis dapat menyimpulkan beberapa hal yang penulis dapatkan dari perusahaan tersebut, antara lain :

1. PT. KURNIA ANGGUN adalah salah satu badan usaha milik swasta yang bergerak dalam bidang perdagangan barang-barang Furniture.

2.      PT. KURNIA ANGGUN mempunyai struktur organisasi yang berbentuk garis, dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical dari pemimpin tertinggi kepada bagian-bagian di bawahannya sehingga tercipta suatu kesatuan perintah dan kesatuan komando.

3.      Selama melakukan pengamatan dan penyusunan SOP, penulis banyak mengetahui tentang prosedur dan tata cara dunia kerja yang sesungguhnya. Selain itu penulis juga dapat mengetahui bentuk-bentuk tugas yang dilaksanakan oleh masing-masing karyawan tentunya disesuaikan dengan bidang masing-masing.

DAFTAR PUSTAKA

Ø  Widyatmini. 1996. Diktat Pengantar Bisnis. Gunadarma : Jakarta.

Ø  DH Basu Swastha DR. 1998. Pengantar Bisnis Modern. Liberty : Yogyakarta.

Ø  Solihin Ismail. 2006 . Pengantar Bisnis. Prenada Media : Jakarta

Ø  http://id.wikipedia.org/wiki/Bisnis